Конференции, семинары, образовательные тренинги.

Если нужно провести такое мероприятия для большого количества сотрудников (300–600) человек, какие помещения предоставляет компания, звуковое оборудование, проекторы для проведения тренингов, другая техника.

Привлекаете ли подрядчиков? Результаты таких мероприятий.

  Каждый HR в своей профессиональной деятельности сталкивается с вопросом организации конференций, семинаров и образовательных тренингов. Чаще всего тренинги заказывают компании с большим штатом торговых представителей, для которых постоянно проводятся повышающие квалификацию мероприятия и семинары, на которых специалистов ознакамливают с новыми видами продукции и услуг, техническими новинками и другими нововведениями.

  Данные инструменты необходимы практически каждой компании. Как подсказывает опыт, наиболее часто корпоративные мероприятия заказывают компании FMCG-отраслей, банки и страховые компании, IT-предприятия. Так же конференции и семинары являются эффективным способом распространения информации о новых продуктах и услугах компании.

  Все корпоративные мероприятия: конференции, семинары, тренинги можно условно разделить на мероприятия, направленные на внешний PR (клиентов, поставщиков, СМИ, другие контактные аудитории) и на внутренний PR (сотрудников компании). Мероприятиями, направленными на развитие внешнего PR, как правило, занимаются сотрудники отдела маркетинга, мероприятия, направленные на внутренний PR – безусловно, прерогатива HR (сотрудников отдела кадров).

  Во многих крупных западных компаниях данные функции (организация конференций, семинаров и тренингов, деловых проездок сотрудников компании) выполняет отдельный сотрудник. Данная должность, в некоторых компаниях называется travel coordinator . В ряде компаний функции travel coordinator возлагаются на сотрудника отдела кадров . В эти функции включены не только организации деловых поездок, но и контроль бюджета, выделяемого на данные цели. Сведение всех функций на одном сотруднике позволяет значительно ускорить процесс обработки заявок сотрудников. Если подобные мероприятия проводятся регулярно, то компании-заказчику целесообразнее обратиться к помощи сторонних организаций: business travel операторов и компаний, специализирующихся на проведении и организации конференций, семинаров и тренингов.

  Специализированные компании, предоставляющие услуги конференц-сервиса, разработают концепцию мероприятия, в соответствии с целью заказчика. Компания "Нью Лоджик" обеспечивает комплексный конференц-сервис: от подбора актуальной темы и разработки оригинальной идеи до технической реализации проекта. Специалисты предложат на выбор несколько, наиболее удобных вариантов относительно:
 •  Подбора интересующей темы, разработки и обсуждения наиболее актуальных вопросов.
 •  Планирования и разработки мероприятия .
 •  Выбора и приглашения докладчиков и ведущих – профессиональных преподавателей и консультантов, тренеров и психологов.
 •  Места проведения – удобно расположенного зала с наличием необходимого количества мест.
 •  Конференц-оборудования – от флип-чарта и ноутбука до мультимедиапроектора.
 •  Оптимального графика мероприятия – специалисты разработают оптимальный план и наиболее удобный график проведения мероприятия.
 •  Оптимального питания – кейтеринговое предприятие предложит фуршетное или банкетное меню, составленное с учетом вкусов и пожеланий клиента, бюджета предприятия, а так же возможных медицинских и религиозных ограничений.
 •  Расходного и раздаточного материала – по желанию клиента, business travel оператор полностью обеспечивает участников семинаров, конференций и презентаций необходимыми расходными и раздаточными материалами.

  Сотрудничество со специализированными компаниями поможет не только комплексно подготовить в кратчайшие сроки семинар или тренинг для 300-600 человек, но и поможет значительно сэкономить бюджет компании-заказчика. Большинство ведущих компаний, предоставляющих услуги по организации конференций и семинаров владеют собственной производственной базой. Так, например, в состав компании «Нью Лоджик», входит:

•  Кейтеринг «Томаш», предоставляющий выездное кейтеринговой обслуживание: банкеты, фуршеты, кофе-паузы и т.д.;

•  Рекламное агентство «Мастерская рекламы Нью Лоджик», предоставляющее услуги по производству полиграфии, допечатной подготовки, изготовлению рекламно-сувенирной продукции. Отличительной особенностью является то, что «Мастерская рекламы» так же изготавливает выставочные, концертные и другие рекламные конструкции, необходимые при проведении корпоративных мероприятий.

  Для проведения корпоративных мероприятий ООО «Нью Лоджик» предоставляет свой собственный автотранспорт – комфортабельный микроавтобус VIP класса с кожаным салоном, кондиционером.

  Собственный автотранспорт, кейтеринговая служба и производственно-полиграфическая база позволяет предоставлять все услуги, необходимые для организации корпоративного мероприятия в кратчайшие сроки и по себестоимости, что значительно, приблизительно на 25-30%, экономит бюджет заказчика.

  Часто, при первом заказе конференц. услуг и корпоративных мероприятий, клиент нуждается в профессиональной помощи и консультации представителей специализирующихся компаний. Иногда клиенты не знают, какое именно оборудование им необходимо для проведения той или иной конференции. Как правило, вместе с презентационным оборудованием мы предоставляем на мероприятие и сотрудника компании, оказывающего техническую поддержку. Это позволяет значительно снизить возможность возникновения непредвиденных ситуаций. Наш специалист, обеспечивающий техническую поддержку, следит за тем, что бы все необходимое оборудование было готово к использованию, заряжено, установлено и настроено.

  Компания «Нью Лоджик» предоставляет в аренду собственное презентационное оборудование: от флипчатов и ноутбуков до проекционных экранов разнообразного размера, мультимедийных проекторов, системы для проведения видеоконференций, звуковое оборудование.

  При проведении конференций, для многих заказчиков серьезной проблемой часто является подбор места проведения конференции. Наша компания имеет договорные отношения и располагает информацией более чем о двухста конференц-залами как в г. Киеве, так и по Украине. На сайте www.newlogic.ua, можно ознакомится с конференц-залами в Киеве и пригороде Киева, Донецке, Львове, Харькове, Одессе, Карпатах и Крыму, просмотреть фотографии этих залов, ознакомится с наличие в них конференц-оборудования.

  Поэтому для профессионалов подобрать зал на любое количество людей желаемого класса и в необходимом месте не составляет проблем.

  Зал подбирается в зависимости от количества участников мероприятия, освещения, уровня зала: от VIP до эконом., месторасположения и типа зала: театр, круглый стол, класс и других требований. Стоимость зала зависит от всех вышеперечисленных параметров. Так зал «Софиевский Гранд-Холл» в пятизвездочной гостинице «Премьер Палас» (г. Киев) вместимостью до трехсот человек будет стоить ориентировочно двадцать три тысячи гривен в день (за восемь часов).

  В центре Киева, возможно, найти и более экономные варианты конференц-залов аналогичной вместимости, такие, например как: конгресс-холл (зал для зрителей) в четырехзвездочной гостинице «Президент-Отель Киевский», ориентировочная стоимость пять тысяч шестьсот гривен в день; конференц-зал в трехзвездочной гостинице «Русь», ориентировочная стоимость аренды девять тысяч шестьсот гривен в день. Стоимость аналогичного по вместимости конференц-зала «Галактика» в трехзвездочной гостинице «Братислава» (г. Киев, м. Дарница, левый берег) составляет две тысячи гривен в день.

  Если количество иногородних гостей незначительно или же компании необходим отдельный вход для посетителей мероприятия, можно провести мероприятие в «Доме Художника», киноцентре «Зоряном», «Галерее Лавре». Аренда «Галереи Лавры» будет стоить приблизительно пять тысяч гривен в день.

  Следует отметить, заказчик так же существенно сэкономит, обратившись к business travel оператору при аренде не только конференц-зала, но и при заказе расселения, оборудования, транспортного обеспечения, кейтерингового обслуживания. Благодаря большому количеству заказов, специализированные агентства располагают особыми условиями и специальным ценовым предложением при бронировании, как гостиничных номеров, так и залов.

  Если же Вы хотите провести мероприятие в неформальной, но оригинальной и запоминающейся обстановке, специалисты организуют для Вас мероприятие на корабле, на острове, в музее, а так же в любом другом экзотическом месте. При этом отдых можно совместить с обучением. Так, иностранным гостям будет интересно посетить музей под открытым небом «Пирогово», а организованная там встреча придаст корпоративному мероприятию непринужденный украинский колорит.

  Как показывает опыт, эффект от участия сотрудников в мероприятии значительно увеличивается, если заблаговременно заказать корпоративные сувениры, напоминающие о празднике. Маленькие подарки сотрудникам с рекламной символикой компании не только поднимут корпоративный дух, но и будут постоянно напоминать о прошедшем мероприятии и приятно проведенном времени.

  Как правило, заказчик сразу же определяет цель корпоративного мероприятия. Начальник отдела может обратиться к HR за помощью в организации мероприятия – цель которого нарисовать психологический портрет каждого сотрудника отдела. Результатом мероприятия в данном случае является документ, описывающий характер, тип поведения, психологические особенность сотрудника и рекомендации специалиста.

  Если же целью мероприятия является обучение, начальник отдела может сам легко проверить результаты тренинга. Результат мероприятия, направленный на повышение лояльности персонала к компании можно определить, проанализировав в течении определенного промежутка времени текучесть кадров в группе, прошедшей тренинг и среди сотрудников, не участвовавших в данном мероприятии. Анализировать можно аналогичные группы, беря в учет следующие параметры: характер руководителя отдела, уровень зар. платы, специфику и условия работы. На одном и том же предприятии данные характеристики могут существенно отличаться.

ПРИМЕЧАНИЕ

* Все вышеприведеные цены являются приблизительными и указаны без учета скидок.